引っ越しで必要な会社手続きとは？提出書類や報告時期のポイントを詳しく解説

引っ越しをする際、会社に対してどのような手続きや報告をすればよいか迷うことはありませんか？ 報告のタイミングや提出物について悩む方も多いでしょう。

本記事では、引っ越し時に会社へ行う手続きや、報告の内容やタイミングを詳しく解説します。引っ越しの報告をしなかった場合の問題点も解説するので、まだ報告をしていない方は最後まで読んでから、すぐに会社へ報告しましょう。

なお、業務が忙しかったり調整が難しかったりして時間が足りない方には、転出・転入届やライフラインなどの各種手続きをまとめて依頼できるサービスを利用するのがおすすめです。気になる方は、以下のリンクから詳細を確認してみてください。
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引っ越しの手続きをしなければ会社にバレる？言わないとバレない？

引っ越しした事実は、たとえ会社に報告していなくても、年末調整の時にバレることになります。なぜなら、引っ越しを報告しなかったことで生じる3つの弊害は、住所に起因しているからです。

• 住民税や給与計算が正しく行われない
• 社会保険や労働者名簿に誤りが生じる
• 通勤手当の支給ミスが起きる

それぞれについて解説します。

住民税や給与計算が正しく行われない

引っ越しを行うと住所が変わるため、住民税を納める自治体が変わります。住民税を納める先が変われば、給与計算にも修正が必要です。

したがって、引っ越しの手続きを会社に報告しないと、給与が正しく支給されません。バレるまでの期間やバレたタイミングによっては住民税の未納や滞納により、延滞金の支払いが生じる場合もあるので、引っ越しをしたら必ず会社に報告しましょう。

社会保険や労働者名簿に誤りが生じる

住所の変更を会社に伝えないと、住所に紐付いている社会保険や労働者名簿に不備が生じます。

健康保険証の不備

直接的に悪影響を受けるタイミングが、病院で健康保険証を使った時です。健康保険証に記載された住所と、問診票などに記載した住所が異なれば、窓口で指摘されます。正しく住所が記載されていなければ、10割分の医療費を負担しなければいけない場合もあるので、記載住所の変更手続きを怠ってはいけません。

労働者名簿の不備

労働者名簿については、不備が判明した時点で就業規則に基づき処分を受けることもあります。労働者名簿の記載内容は労働基準法で定められているため、減給などの処分も覚悟しなくてはなりません。

通勤手当の支給ミスが起きる

引っ越しの変更を報告しなければ、わかりやすく恩恵を受けられるのが通勤手当です。しかし「前の通勤経路で申請したままであれば、今の通勤経路よりも多く支給されるから差額分を……」などと考えてはいけません。

通勤手当の不正受給は就業規則違反のみならず、詐欺や業務上横領の罪に問われます。上司からの叱責や減給だけの処分では済まされず、場合によっては懲戒解雇や警察の介入も覚悟しなければなりません。

引っ越しの手続きを会社に報告しなければならない7つの理由

引っ越しの手続きを会社に報告しなければいけないのは、下記の7つの理由があるからです。

1. 労働者名簿の変更が必要
2. 住民税の納付先変更
3. 社会保険の住所変更手続き
4. 給与支払報告書の提出先変更
5. 通勤手当の変更が必要
6. 安全運転管理上の理由
7. 安否確認時の正確な情報提供

それぞれについて解説します。

1. 労働者名簿の変更が必要

会社は従業員の氏名や生年月日などの情報をまとめた労働者名簿を、作成して保管する義務があります。記載される情報には住所も含まれており、記載内容に変更がある場合には遅滞なく修正しなければいけません。

なぜなら、労働者名簿の内容に虚偽の記載があるなど、違反した場合には労働基準法 第百二十条 一号により、会社は30円以下の罰金を支払うことになるからです。報告を怠った従業員に対しては減給や懲戒など、就業規則に基づいた処分が下されるでしょう。

2. 住民税の納付先変更

会社は従業員の居住地の自治体に対して住民税を納める必要があり、従業員が引っ越しをすると納付先が変わります。会社に引っ越しの報告を行わなかった場合、以前の住所に対して住民税が納付されて、現在の住所に対しては納付されません。

正しい納付先に住民税が納められないと、未納や滞納扱いになります。住民税の未納や滞納に対しては延滞金の支払い、預金や給与などの差し押さえという罰則があることを覚えておきましょう。

3. 社会保険の住所変更手続き

怪我や病気の診察時に提出する健康保険証は、社会保険のひとつです。社会保険の被保険者であるあなたの住所に変更があった場合、日本年金機構に速やかに変更を届け出る必要があります。

ただし、マイナンバーと基礎年金番号が結びついている場合、社会保険の変更届は原則不要ですが、会社によっては提出の有無などを確認するために、各種情報や書類の提出を求める場合があります。「マイナンバーと基礎年金番号が結びついているから届出は不要だ」と勝手に判断をせず、住所が変わった場合には必ず会社に報告しましょう。

4. 給与支払報告書の提出先変更

地方税法 第三百十七条の六に基づき、会社は市町村に対して給与支払報告書を作成して提出する義務があります。つまり、従業員が引っ越しをして住所が変われば、会社は給与支払報告書の提出先を変更しなければいけません。

引っ越しの報告を会社にしないと、会社は誤った市町村に対して給与支払報告書を提出することになります。地方税法に違反した場合、会社は第三百十七条の七により、1年以下の懲役または50万円以下の罰金に処されます。報告を怠った従業員に対しては、就業規則に基づいて減給などのペナルティが科されることを理解しておきましょう。

5. 通勤手当の変更が必要

引っ越しを行うと、住所が変わるため通勤経路も変わります。したがって、通勤経路に基づいて算出される通勤手当の変更申請をしなければなりません。

通勤経路の変更を速やかに行わないと、通勤手当の不正受給に該当して就業規則違反になります。また、金額の大小に関係なく、詐欺や業務上横領の罪に問われることになるので注意してください。

6. 安全運転管理上の理由

営業職やサービス職など業務中に社用車を利用する場合、事業所によっては安全運転管理者を選任しなければなりません。安全運転管理者は道路交通法 第七十四条 車両などの使用者の義務に該当する職務にあたり、違反した場合には罰則もあります。

安全運転管理者の職務のひとつに、従業員の運転免許証の確認がある点に注目してください。会社によっては法令遵守にあたり、運転免許証をコピーしたりデータで保管したりしています。

引っ越し後には運転免許証の住所変更を行い、会社への報告を忘れずに行いましょう。

7. 安否確認時の正確な情報提供

大規模な災害から従業員の安全を守るため、企業によっては安否確認システムを導入しています。安否確認システムは従業員の住所を登録して、該当のエリアに警報などが出た際に自動でメールが配信されるようなシステムが一般的です。

引っ越しで住所変更をしていない場合には、新しい住所に関する安否確認のメールが届きません。災害情報を確認できないだけではなく、場合によってはあなたの安否確認が不明になってしまいます。システムの管理者や上司から叱責を受ける場合もあるので、必ず住所変更の手続きを行いましょう。

引っ越し時に必要な手続きを会社へ行わないと、重大なトラブルに発展する可能性があります。しかし、引っ越しには会社以外の手続きも多く、会社への報告を忘れてしまうこともあるでしょう。

少しでも引っ越しの手続きに関する負担を減らしたいのであれば、手間と時間のかかるライフラインや転出・転入届などの手続きをまとめて依頼するのがおすすめです。平日の日中に行う手続きをまとめて依頼すれば、会社の業務を調整したり休んだりする必要がなくなります。気になる方は、以下のリンクから詳細を確認してみてください。
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会社への引っ越し手続きをスムーズ行う5つのポイント

会社への引っ越し手続き・報告をスムーズに行うポイントは、以下の5つです。

1. いつ報告するのか？引っ越しが決まった時や遅くても1ヶ月前
2. 誰に報告するのか？上司や総務・人事
3. どのように報告するのか？メールや書類
4. どのような書類を提出するのか？住民票や運転免許証
5. どのような申請が必要か？手当や有給休暇の申請

それぞれ詳しく解説するので、会社への報告時に役立ててください。

1. いつ報告するのか？引っ越しが決まった時や遅くても1ヶ月前

引っ越しが決まった際には、できるだけ早く報告しましょう。日程が未確定の場合でも、「◯月くらいの予定しており、詳細は△月までに改めてお伝えします」と伝えるとスムーズです。

ちなみに、上司への報告を定めた法律などはありません。しかし、会社によっては就業規則や連絡体制によって、上司への報告が必要とされる場合もあるので注意してください。

報告義務や必要性がなくても、上司に相談や報告するメリットには以下の3つがあります。

• 手続きに必要な書類を受け取れる
• 業務量や担当調整が進めやすい
• 有給休暇の申請がしやすい

円滑に仕事をするためにも、早めに報告しましょう。

2. 誰に報告するのか？上司や総務・人事

詳細な日時が決定する前の早い段階であれば、まずは直属の上司に相談するのがおすすめです。あらかじめ相談を済ませておき、正式な日時が決まってから詳細な報告を行うことで、手続きがスムーズに進みやすくなります。

一方で、総務や人事に対しては、正式な日時が決まってから報告するのが良いでしょう。相談レベルで話したつもりが、正式な書類を渡されて「◯日までに提出してください」と言われる可能性もあります。

また、会社によっては上司経由で総務や人事に報告するなど、申請ルールや手順が決まっていることもあるので、自分勝手な判断をしないようにしましょう。

3. どのように報告するのか？メールや書類

報告の方法については、基本的にメールや書類が良いでしょう。送信日時や作成日時、報告の内容がデータや紙として残るからです。言った言ってないの問題に発展する可能性のある、電話や口頭での報告は避けるのが無難です。

また、メールを利用する際には、CCとBCCをうまく活用しましょう。例えば、To 上司、CC 総務・人事、BCC 同僚や同期 と設定すると、抜け漏れなく報告できるのでおすすめです。また、複数人に同時に送信することで、特定の人から「報告を受けていない！」と言われる問題も防げます。

4. どのような書類を提出するのか？住民票や運転免許証

引っ越しに関する手続きを会社で行う際、提出を求められる書類には住民票や運転免許証などがあります。会社によっては所定の書式に書く、もしくはシステムに入力するだけで書類を用意せずに済むこともあるので、総務や人事の担当者に確認すると良いでしょう。

ただし、サービスエンジニアや建設作業員など、専門業務に資格が必要な職種の方は注意してください。資格証明書の記載内容の変更に伴い、該当する資格証明書の再提出を求められることがあります。

資格証明書の中には住所(都道府県)が記載されているものや、有資格者名簿リストを用意している発行元もあり、住所の変更時には変更申請が必要なものがあるからです。資格証明書の記載内容に不備があると、該当作業を行えなくなる場合もあります。業務に支障をきたす恐れがあるので、所持している資格証明書の内容を忘れずに確認しましょう。

5. どのような申請が必要か？手当や有給休暇の申請

引っ越しに伴い、通勤経路の変更に合わせた通勤手当の申請が必要です。例えば、公共交通機関から徒歩に変われば、定期券の返却と返金申請が必要になります。自家用車から公共交通機関に変われば、ガソリン代の支給などから通勤定期券の購入申請が必要になります。

他にも、転出・転入届など役所関連の手続きは平日のみの受付が多く、有給休暇の取得申請が必要になることもあるでしょう。異動や単身赴任による引っ越しの場合には、引っ越し支度費や移動交通費などが支給される場合もあります。申請できる内容は会社によってさまざまなので就業規則を確認してください。

転出・転入届、免許証更新に住民票の変更など、業務を調整するのも有給休暇を申請するのも難しいと悩む方には、ライフラインなどの手続きもまとめて依頼できるサービスを利用するのがおすすめです。気になる方は、以下のリンクから詳細を確認してみてください。
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会社への引っ越し報告を怠ると大問題！面倒な手続きはまとめて依頼

会社に対して引っ越しの報告を忘れて放置するのは、トラブルにつながる可能性があります。交通費の不正受給に対しては詐欺罪や業務上横領罪、住民税の未納や滞納による延滞金や差し押さえなど、大きな問題に発展する可能性もあります。「時間がなかった」「忘れていた」「面倒だった」などの言い訳は通用しません。

会社の手続きに時間をかけたいのであれば、転出・転入届やライフラインの手続きをまとめて依頼できるサービスを利用するのがおすすめです。抜け漏れなくスピーディーに各種手続きが完了するので、引っ越しに関わる手続きを簡略化したい方は、ぜひ以下のボタンよりご相談ください。
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