FAXは日本だけ？なくならない理由と海外での利用率を解説

職場でFAXを利用している際に、なぜメールやチャットツールがあるのにFAXはなくならないのか、気になっている方が多いのではないでしょうか。

インターネットやクラウド技術が発展した現在も、日本ではFAXがビジネス現場で使用され続けています。取引上の都合やセキュリティの問題で、FAXを使わなければいけない企業は多いです。

本記事では、FAXの日本と海外における現状や、日本でFAXが廃止されない理由について解説します。FAXを廃止することで得られるメリットや、代替手段も紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。

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FAXは日本だけ？現在の利用状況を解説

現在の日本では、FAXの利用率は減少傾向にあるものの、いまだに多くの企業や公共機関で広く利用されています。

実際、令和5年に公開された総務省の調査によると、FAXの利用率は年々減少傾向です。

しかし、一般社団法人「情報通信ネットワーク産業協会」が行った調査によると、会社に勤める約4割の方がFAXを利用しており、そのうち半分は「日常的に利用している」と答えています。

医療関係の職業や警察など、個人情報を扱い、セキュリティ性が重視される業種ではいまだにFAXは重要な連絡手段となっています。

海外におけるFAXの利用状況

FAXの利用を廃止できていないのは日本だけではなく、海外でも同じような状況となっています。
例えば、一般社団法人「情報通信ネットワーク産業協会」が2023年の調査によると、アメリカでは約7割の方が依然としてFAXを利用しています。同様に、ドイツでも約8割の企業がFAXを活用しているとのデータがあります。

なぜFAXが利用され続けているのでしょうか？

その背景には、セキュリティの観点で信頼性の高い手段として、相手に確実に文書を届けることができるという点が重要視されているからです。特に重要な書類や契約書を送る際、FAXは確実性が重視される手段として選ばれることが多いのです。

つまり、日本だけでなく、世界各国でもFAXが依然として利用されている理由は、信頼性の高い通信手段としての役割が続いているためだと言えるでしょう。

日本でFAXがなくならない5つの理由

日本でFAXがなくならない理由として、以下の5つが挙げられます。

• 取引先や顧客がFAXを利用している
• 確実性が重視されている
• セキュリティが高い
• 紙で送受信できる
• IT機器やツールよりも簡単に使える

順番に見ていきましょう。

取引先や顧客がFAXを利用している

多くの企業がFAXを使い続ける理由のひとつとして、取引先や顧客がFAXを利用していることが挙げられます。特に、地域に根ざしたビジネスや伝統的な業界では、FAXは信頼性が高く、長年使われてきた手段として定着しています。

もし一社だけがFAXを廃止してしまうと、取引先との連携がスムーズに行えなくなり、ビジネス上のやり取りが複雑になる恐れがあります。これが、顧客サービスにも支障をきたすことになり、結果的にFAXの廃止が難しくなっている現状です。

確実性が重視されている

FAXがなくならないもうひとつの理由は、「確実に送信された証拠が残る」からです。FAXでは送信時に、送信確認レポートが自動的に出力されるため、文書が相手に届いたかどうかがはっきりと確認できます。

電子メールやクラウドサービスでは、スパムフィルターによる迷惑メールへ振り分けられるリスクがある一方で、FAXの場合ではそのような問題が発生しません。

この「確実性」のために、FAXが依然として重宝されているのです。

セキュリティが高い

電話回線を使うFAXは、インターネット通信と比べてセキュリティ面で優れているため、いまだに使い続けられています。

インターネット経由の通信には情報漏洩やハッキングのリスクを伴いますが、従来のFAXは電話回線を使うため、外部からの侵入が難しく、セキュリティ面での信頼が根強く残っています。

特に、医療機関や法律事務所では機密情報を安全にやり取りする手段としてFAXが利用されています。

電子メールやクラウドサービスのセキュリティが向上しているとはいえ、アナログのFAXに対する「安全性」の信頼感は依然として強いため、廃止されることなく使い続けられています。

紙で送受信できる

紙媒体で送受信できることも、FAXが支持され続ける理由のひとつです。

FAXは、デジタルデバイスが苦手な人や、紙でのやり取りを好む人には便利なツールです。特に、手書きのメモや署名が必要な場合、紙の文書をそのまま送信できるため、デジタル化に不安のある人々にも広く活用されています。

押印や手書きのサインが必要な書類では、デジタルで送信する場合、「印刷→押印→スキャン→送信」という手間が発生しますが、FAXだとスキャン作業が不要なため、スピーディーに送信できるため、効率的です。

IT機器やツールよりも簡単に使える

FAXがIT機器やデジタルツールに比べて「簡単に使える」という点も、廃止されない理由のひとつです。

相手の番号を入力し送信ボタンを押すだけで完了するため、デジタル機器に不慣れな人でも扱いやすいです。

特に中小企業や高齢者が多い職場では、新しいITツールの導入や社員教育の手間を省くためにFAXが使われ続けています。

複雑な操作を覚えることなく利用できることも、日本でのFAX需要が根強い理由のひとつです。

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FAXを廃止するメリット

FAXを廃止することで得られるメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 業務効率や生産性の向上
• ペーパーレス化によるコスト削減
• テレワークへの対応

順番に見ていきましょう。

業務効率や生産性の向上

FAXを廃止すると、業務効率や生産性の向上が期待できます。

FAXは、送受信に時間がかかり、紙の文書を整理するために手間がかかります。一方、電子メールやクラウドサービスを利用すれば、送信や受信は瞬時に行え、文書のデジタル管理が簡単です。

さらに、デジタルツールを使用することで情報の検索や共有もスムーズに行えるため、FAXのように紙の束を管理する必要がありません。その結果、作業効率や生産性が向上し、ビジネスのスピードアップが期待できます。

ペーパーレス化によるコスト削減

FAXを廃止すると、ペーパーレス化が進み、コスト削減が可能になります。

FAXを使う場合、送受信にかかる紙代やインク代が発生しますが、デジタルツールに移行すれば、これらのコストを削減できます。ペーパーレス化が進むことで、紙の消費が減少し、紙を保管するためのスペースも不要になります。これにより、オフィスの効率的な運用が可能となり、場所の有効活用にもつながるでしょう。

テレワークへの対応

FAXを廃止してデジタルツールを使用することで、テレワークへの対応が円滑に進みます。

デジタルツールを活用すれば、場所に関係なくデータをやり取りできます。テレワークでは、クラウドサービスでデータを共有したり、チャットツールを活用することで、FAXを使う場合よりもスムーズにコミュニケーションを取ることができます。

特に、テレワークが求められる企業に取って、FAXの廃止は大きなメリットになります。

FAXを廃止した際の代替手段

FAXを廃止した際の代替手段として、以下の3つが挙げられます。

• データ共有サービス
• インターネットFAX
• ビジネスチャット

順番に見ていきましょう。

データ共有サービス

データ共有サービスは、インターネット上でファイルを安全に共有できるサービスであり、FAXの代替手段として多くの企業で利用されています。

例えばGoogleドライブやDropboxなどのクラウドベースのデータ共有サービスは、FAXの代わりとして非常に有効です。データ共有サービスを利用すれば、大量のファイルを簡単に共有でき、相手のデバイスに直接アクセスできます。

また、データの共有に際してはアクセス権限を設定することでセキュリティも確保され、どこからでもファイルにアクセスが可能です。デジタル化が進むことで、業務の効率化とペーパーレス化が同時に実現できます。

インターネットFAX

インターネットFAXは、従来のFAXと同様に文書を送受信できるサービスです。メールアドレスを使ってFAXを送信できるため、PCやスマートフォンから簡単に利用できます。

さらに、送受信したFAXはデジタルデータとして保管されるため、ペーパーレス化が進み、紙の管理からも解放されるでしょう。インターネットFAXは、従来のFAX機能を維持しつつ、デジタル時代に対応する解決策のひとつです。

インターネットFAXについてもっと知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひこちらもご覧ください。

ビジネスチャット

SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットツールも、FAXに代わるリアルタイムのコミュニケーション手段として非常に有効です。

単なるメッセージのやり取りにとどまらず、ファイルの共有やタスク管理、ビデオ会議など、さまざまな機能を提供しています。社外の相手が利用していない場合には制約がありますが、社内での情報共有においては大きな強みを発揮します。

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