インターネットFAXとは？メリット・デメリットと失敗しない選び方

社内にFAXを導入する際に、複合機がなくても使える「インターネットFAX」を検討している方がいるのではないでしょうか。

インターネットFAXは、インターネット回線を通して、FAXの送受信を行うサービスです。従来の電話回線を使ったFAXとは異なり、パソコンやスマートフォンから手軽にFAXが送受信できるようになります。

本記事では、インターネットFAXの特徴や従来のFAXとの違いについて解説します。インターネットFAX導入時に確認するべきポイントも紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。

なお、FAXを新規導入には、FAX複合機の購入ではなく、リース契約がおすすめです。
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インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、従来のFAX機を使わず、インターネットを通じてFAXの送受信を行うサービスです。

電子データ形式でやり取りするため、ペーパーレス運用が可能で、書類管理を効率化できます。さらに、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスからFAXを送信・受信できため、オフィスだけでなく外出先やリモートワークでも活用できます。

インターネットFAXの主な特徴

• ペーパーレス化: 紙を使わないので、コスト削減とエコ対応が可能。
• デジタル管理: 書類を電子データで保存できるため、検索や共有が容易。
• 業務効率化: 機器の操作や紙詰まりの心配が不要。

インターネットFAXは、データの管理が容易で、場所を問わず利用できる点が注目されています。FAXを扱う作業の手間が大幅に削減され、業務効率の向上が期待できます。

インターネットFAXと従来のFAXとの違い

インターネットFAXと従来のFAXとの違いは、以下のとおりです。

	インターネットFAX	従来のFAX
送信時間	大容量データでも短時間で送信可能	一斉送信する場合時間がかかる
セキュリティ	△	〇
コスト	月額料金が安い	機器の購入費や維持費が高い
データ管理のしやすさ	〇	△
メンテナンス	不要	必要

従来のFAXは電話回線を利用しますが、インターネットFAXはインターネット回線を使用します。このため、FAX機が不要になり、専用の電話回線を契約する必要がありません。

送受信したFAXは電子データとして保存可能で、紙を使わずに運用できます。一方、従来のFAXでは送受信ごとに紙を使用するため、ランニングコストが高くなります。

また、FAX複合機の導入は購入ではなくレンタル・リースが主流です。
リースの仕組みや料金相場などを知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

インターネットFAXの利用料金

インターネットFAXの利用料金は、主に以下の3つに分類できます。

• 初期費用
• 月額費用
• 送受信費用

それぞれ詳しく解説します。

初期費用

インターネットFAXを導入する際の初期費用は、登録手数料として1,000円前後が一般的で、高くても5,000円以内に収まるケースがほとんどです。

従来のFAXは、複合機や電話回線の準備が必要で、レンタルでも1万円以上の初期費用が必要でした。一方、インターネットFAXは従来のFAXと異なり、インターネット回線があればすぐに利用を開始できるため、導入コストが大幅に抑えられます。

ただし、一部のサービスでは専用のアプリケーションや初期設定にかかる費用が必要になる場合もあるため、導入前に確認しておきましょう。

月額費用

インターネットFAXの月額費用は、1,000円前後が相場です。代表的なサービス3つの月額費用は以下のとおり。

サービス名	月額費用
eFAx	1,650円/月～
秒速FAX	無料～
MOVFAX	1,078円/月～

2024年11月5日時点

月額費用には、FAX番号の維持費や基本的な送受信の機能が含まれており、サービス内容によって金額が変動します。特にクラウド保存機能や、複数のユーザーで共有できる機能などが付帯するサービスは、月額費用が高くなる傾向があります。

送受信費用

インターネットFAXの送受信費用は、サービスごとに異なります。一般的には送信ごとに課金される場合と、月額料金に一定数の送受信が含まれている場合があります。

サービスごとの送受信費用の例は以下のとおりです。

サービス名	送信費用	受信費用
eFAx	無料	無料
秒速FAX	月50枚：550円 月100枚：1,000円	無料
MOVFAX	1送信2枚ごとに11円	無料

2024年11月5日時点

従量課金制の場合、1ページごとに送信・受信の料金が発生しますが、多くのサービスでは送受信に上限を設けたプランや、無制限で使えるプランが提供されています。

自社でFAXを使う際に、どの程度の費用がかかるのか知りたい方は、ぜひ以下の窓口からご相談ください。FAXの導入だけでなく、見積もりからサポートしています。詳細が気になる方は、以下のリンクから確認してみてください。

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インターネットFAXを使う5つのメリット

インターネットFAXには、以下のような5つの大きなメリットがあります。

• 初期費用が安い
• ランニングコストを抑えられる
• 電話回線の契約が不要
• どこからでも利用可能
• デジタルデータとして保管できる

順番に解説します。

初期費用が安い

インターネットFAXは、FAX機器や専用回線が不要なため、初期費用を大幅に抑えられます。

従来のFAXを導入する場合、FAX機器の購入費や設置工事費が必要でしたが、インターネットFAXではアカウントを作成するだけで利用開始できます。特に新規事業を始める企業や個人事業主にとって、低コストで導入ができる点は大きな魅力です。

ランニングコストを抑えられる

インターネットFAXは、紙やインク、トナーなどの消耗品が不要なため、従来のFAXに比べてランニングコストを大幅に削減できます。

従来のFAXは、受信するたびに紙に印刷する必要があり、インクやトナーの交換なども定期的に発生していました。しかし、インターネットFAXではすべてがデジタルで完結するため、消耗品にかかる費用を削減できます。

また、FAX機器自体のメンテナンスや修理費用も発生しないため、長期的に見てもコストパフォーマンスが良いです。ペーパーレス化によるコスト削減を目指す企業にとっても、インターネットFAXは最適なツールと言えるでしょう。

電話回線の契約が不要

インターネットFAXは、インターネット回線のみで利用できるため、FAX専用の電話回線を契約する必要がありません。これにより、固定電話回線の料金を削減でき、コスト管理が簡単になります。

リモートワークや外出先からFAXを利用する場合でも便利で、柔軟な働き方に対応します。

どこからでも利用可能

インターネットFAXは、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでもFAXの送受信が可能です。パソコンやスマートフォン、タブレットなどで利用できるため、出張先やリモートワーク中でもスムーズに業務を行えるのが特徴です。

また、多くのインターネットFAXサービスは、受信したFAXをメールで通知する機能や専用アプリを提供しているため、FAXが届いた際にはすぐに確認が可能です。外出先でも迅速な対応ができるため、ビジネスのスピードアップに役立ちます。

デジタルデータとして保管できる

インターネットFAXで受信したデータは、クラウドやパソコンにデジタル形式で保存可能です。

これにより、紙ベースの資料を保管するスペースを削減し、必要なデータを迅速に検索できます。バックアップも容易で、安全かつ効率的に書類管理を行えます。

インターネットFAXの導入に必要な物

インターネットFAXの導入には、以下の2つが必要です。

• 安定したインターネット環境
• インターネットに接続できる機器

順番に見ていきましょう。

安定インターネット環境

インターネットFAXを利用するためには、高速で安定したインターネット接続が必要不可欠です。特にビジネス用途では、光回線のような信頼性の高いサービスがおすすめです。インターネットFAXは、データの送受信をインターネット経由で行うため、回線が不安定だと送受信に遅れが生じたり、送信エラーが発生する可能性があるからです。

インターネットをこれから導入する方には、NTTが提供する「フレッツ光」がおすすめです。フレッツ光のインターネット回線なら、大容量のFAXデータや、画像の多いFAXデータでも問題なく送受信できます。

なお、FAXとインターネット回線の導入は、以下の窓口からお申し込みがオススメです。
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インターネットに接続できる機器

インターネットFAXを利用するためには、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、インターネットに接続できるデバイスが必要です。デバイスにインストールされた専用アプリケーションや、ブラウザを通じてFAXの送受信を行います。

デバイスは利用シーンに応じたものを選びましょう。例えば、オフィスで主に業務を行う場合はパソコンから使うのが効率的です。一方、外出先からも頻繁にFAXを確認する必要がある場合は、スマートフォンやタブレットでの運用が向いています。

いずれの場合も、使い勝手の良いデバイスを選ぶことで、業務効率が向上し、FAXの管理がスムーズになります。

インターネットFAX導入時の注意点

インターネットFAXを導入する際の注意点は、以下の3つです。

• インターネット環境が必須
• 手書きのメモや書類はスキャンが必要
• FAX番号を引き継げない可能性がある

順番に見ていきましょう。

インターネット環境が必須

インターネットFAXは、その名の通りインターネット接続がなければ利用できません。安定した接続環境が重要で、トラブル発生時にはFAXの送受信が停止する可能性があります。

特に、FAXの送受信頻度が高い業務では、信頼性の高いインターネット回線を選びましょう。また、停電やネットワーク障害の際の対策として、モバイル通信や従来型FAXをバックアップとして用意しておくと安心です。

手書きのメモや書類はスキャンが必要

インターネットFAXでは、電子データとしてFAXの送受信を行うため、書類や手書きのメモを送るにはスキャナーでデジタル化する作業が必要です。従来のFAX機器では紙を直接送信できましたが、インターネットFAXでは紙を電子データに変換する手間が発生します。

そのため、紙ベースの業務が多い場合には、作業負担が増える可能性があります。受信したFAXを紙に印刷する手間もあるため、完全ペーパーレス化を目指している企業に特に適しています。

FAX番号を引き継げない可能性がある

インターネットFAXへの移行時に、現在利用中のFAX番号をそのまま利用できるかはサービスによります。一部のサービスでは番号の引き継ぎができないため、新しい番号が割り当てられることがあります。

取引先や顧客への連絡が必要になる場合もあるため、既存番号を継続利用したい場合は、引き継ぎ可能なサービスを選ぶか、事前に確認しておきましょう。

インターネットFAX導入時に確認すべきポイント

インターネットFAXをスムーズに導入するには、次の3つのポイントを確認することが重要です。

• 料金体系をしっかり確認する
• 用途に応じた機能の有無
• 利用可能なFAX番号の種類

順番に解説します。

料金体系をしっかり確認する

インターネットFAXの料金体系は、サービス提供者ごとに異なります。導入前に、以下の3点を確認しておきましょう。

• 初期費用：導入時に発生する費用
• 月額費用：継続的にかかる利用料
• 送受信費用：FAX1回ごとに課金される場合の料金

利用頻度が高い場合は、月額定額制プランが最適です。一方で、利用頻度が低い場合は、従量課金制を選ぶことでコストを抑えられます。また、料金プランによっては無料利用分が設定されている場合もあるため、自社の送受信量に応じて最適なプランを選びましょう。

注意点として、無料分を超えた場合の追加料金や、契約後の料金変更条件も確認しておくことが重要です。

用途に応じた機能の有無

インターネットFAXには、基本的な送受信機能に加えて、ビジネスに役立つさまざまな便利機能があります。例えば、以下のような機能が提供されています。

• メール通知機能：FAXの受信時に通知を受け取ることで、即時対応が可能
• デジタル保存機能：FAXをPDFや画像データで保存し、検索や共有が簡単

これらの機能が必要な場合、事前にサービス内容を比較検討し、自社の業務スタイルに合ったインターネットFAXを選択することをおすすめします。

利用可能なFAX番号の種類

インターネットFAXで利用できるFAX番号は、サービス提供者により異なります。特に、以下の点を確認することが重要です。

• 地域番号の対応状況：03や06など特定の市外局番を利用できるか
• 既存番号の引き継ぎ：現在利用中の番号をそのまま使えるか

多くのサービスでは新しい番号が割り当てられる場合があるため、取引先や顧客に変更を案内する必要が生じることもあります。

既存番号の引き継ぎを希望する場合は、対応可能なサービスを選びましょう。また、事前にサービス提供者へ問い合わせて確認することを忘れずに。

インターネット以外でFAXを利用する方法

インターネット以外でFAXを利用する方法は、以下の2つです。

• 固定電話回線を利用したFAX
• ひかり電話回線を利用したFAX

順番に見ていきましょう。

固定電話回線を利用したFAX

固定電話回線を使用したFAXは、最も一般的で古くから利用されているFAXの方式です。専用のFAX機器を固定電話回線に接続することで、アナログ方式での送受信が可能になります。

固定電話回線を使うFAXの最大のメリットは、回線の信頼性と安定性です。アナログ回線を使用するため、通信が途切れる心配が少なく、インターネット環境に依存せずにFAXを利用できます。また、機器の操作がシンプルで、特別な設定やアプリケーションのインストールも不要なため、使いやすさにおいても優れています。

しかし、FAX専用の電話回線が必要となるため、初期費用や月額の固定電話料金が発生する点は注意が必要です。

光電話回線を利用したFAX

光電話回線を使用したFAXは、光回線を利用するIP電話サービス「ひかり電話」を介してFAXを送受信する方法です。ビジネスシーンでは、ひかり電話のFAXがよく利用されています。

ひかり電話はインターネット回線を基盤とした電話サービスで、従来のアナログ電話に比べて通信費が安く、通信品質も安定しています。通常の電話と同様にFAX機器をひかり電話回線に接続することで、FAXの送受信が可能です。

通信コストを抑えながら、紙ベースのFAXを利用したい場合には、ひかり電話回線のFAXが最適な選択肢となります。

ひかり電話回線を使ったFAXを導入したい方は、以下の窓口から申し込むのがおすすめです。FAXの導入だけでなく、ひかり電話やインターネットの回線の手続きまで同時に行ってもらえます。

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