ビジネスで固定電話が必要な理由3選！不要なケースや家庭用電話との違いを解説

業務効率化や社会的信用を高めたいと考えている企業にとって、固定電話の導入は有効な手段です。とはいえ、
「現代のビジネスで固定電話は必要？」
「固定電話が不要な業種はあるの？」
と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、ビジネスシーンにおける固定電話の必要性やメリット、導入時の注意点や選び方について解説します。

ビジネスの固定電話は導入台数によっては費用が大きくなるため、失敗しない選択をするためにも、ぜひ最後までお読みください。

なお、固定電話を導入する際には「NTTひかり電話」の利用がおすすめです。以下のボタンから申し込むと工事料金が実質無料になり、立ち会いも1時間程度で完了します。また、インターネット回線の導入も依頼できるため、忙しい企業にも最適です。

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ビジネス固定電話が法人に必要な理由3選

ビジネス上で使う固定電話は家庭用電話と異なり、仕事を円滑に進めるためのさまざまな機能が多数搭載されています。

ここでは、ビジネス固定電話が法人に必要な理由について以下3つを解説します。

• 業務の効率化が図れる
• 社会的信用の向上につながる
• FAXを利用できる

1.業務の効率化が図れる

ビジネス固定電話には、電話の保留・転送・内線化など、業務に欠かせない機能が多数備わっています。例えば、担当者が外出している場合でも他の社員に転送できるため、重要な連絡の機会損失を防げます。

また、固定回線ならではの安定した音声品質により、聞き間違いや伝達ミスも減らすことが可能です。

効率的に業務を進めたい企業にとって、ビジネス固定電話は重要なインフラのひとつと言えるでしょう。

2.社会的信用の向上につながる

固定電話番号には市外局番が割り当てられており、「この会社は実在する」と取引先に安心感を与えられます。

特に、法人用口座の開設や金融機関の審査時に、固定電話番号の有無が信用判断に影響することもあります。
創業間もない企業やフリーランスの方でも、ビジネス固定電話を持つことで、「安定した運営体制がある」と見なされ、取引先からの信頼が得やすくなる傾向にあります。

3.FAXを利用できる

FAXの利用には固定電話の契約が必要です。業種によっては、取引先がFAXを利用しているケースや、電子メールでは対応しない企業もあります。

現代ではデジタル化が進んでおり、電子メールなどで対応する企業が増えていますが、FAXは現在も確実な情報伝達手段として利用されています。

FAXを使ってビジネスを円滑に進める場合は、固定電話の契約が必須です。

ビジネス固定電話が法人に不要なケース

すべての企業にとって、必ずしもビジネス固定電話が必要とは限りません。以下のようなケースでは、導入を見送る判断も有効です。

• リモートワークが主流の業種
• 電話対応業務に人材を割けない企業

リモートワークが主流の業種

出社を必要とせず、オンライン環境で完結する業種では、固定電話が不要な場合があります。Webツールやチャットアプリでのやり取りが主流のため、電話連絡が必要な場面でも社用のスマートフォンや携帯電話で代替可能です。

また、書類もPDF化してメールで送信すれば、FAXに頼る必要もありません。リモートワークが定着している企業では、ビジネス固定電話を持たずに業務を遂行している例も増えています。

電話対応業務に人材を割けない企業

人員が限られている場合は、顧客からの電話対応がスムーズに行えず、かえって顧客満足度を下げる可能性があります。また、開業したての企業や小規模の企業で予算を割けない場合も、固定電話を用意しないケースが一般的です。

電話が鳴っても対応できなければ、かえって顧客の不満につながるリスクもあります。状況に応じて、必要最小限の連絡手段に絞る判断も重要です。

ビジネス固定電話と家庭用電話の違い3選

ビジネス上の固定電話と家庭用固定電話は、用途や機能面で大きな違いがあります。特にビジネス固定電話は、業務を円滑に進めるための機能が豊富です。

ここでは、代表的な違いを3つに絞って解説します。

• 複数台の電話機で同時に発着信できる
• 電話番号一つで複数台の電話機と共用可能
• 着信した電話を別の担当者へ転送できる

1.複数台の電話機で同時に発着信できる

家庭用電話機は1台につき1通話ですが、ビジネス固定電話は1番号で複数台の電話機が同時に通話できます。これにより、複数の顧客からの問い合わせに対して並行して対応可能となり、取りこぼしのリスクを軽減できます。

特に、混雑する時間帯や繁忙期は業務効率や顧客満足度の向上に大きく影響するため、重要な機能と言えます。

2.電話番号一つで複数台の電話機と共用可能

家庭用電話機の場合、1つの電話番号に対して通話できるのは1回線のみです。対してビジネスの固定電話は、複数チャネルという仕組みにより、同じ番号での同時発着信を複数の電話機で利用できます。

例えば通販会社のコールセンターのように、多くの電話を同じ番号で受ける必要がある場合には、ビジネス固定電話でないと成り立ちません。

3.着信した電話を別の担当者へ転送できる

家庭用電話機では、子機を除いて別の電話機へ転送ができません。しかし、ビジネスの固定電話は転送機能を利用することで、あらかじめ指定した番号や内線へと転送できます。

例えば別フロアの担当者にスムーズに繋げることで、顧客の待ち時間を最小限に抑えられます。これにより、サービス品質や顧客満足度の向上が期待できます。

ビジネス固定電話の選び方3選

購入費や固定費で失敗しないために、ビジネスの固定電話は慎重に選ぶことが重要です。

ここでは、ビジネス固定電話を選ぶ際のポイントを3つ解説します。

• 業務に適した電話台数と外線数で選定する
• 導入する回線の種類を基準に決める
• 求める機能に合わせて選択する

1.業務に適した電話台数と外線数で選定する

会社の規模や事業所の広さなどから、使用する電話台数や外線数（チャンネル数）を決めましょう。外線数とは、社内で同時に外線通話ができる回線の数を指します。

電話台数は、例えば「1デスクに1台」など、業務形態に合わせて設置するのがおすすめです。外線数については、従業員数の3分の1を目安に必要数を算出するのが一般的です。

なお、ビジネスの固定電話では、契約するプランによって外線数の数が決まっています。外線数を追加するにはオプションサービスに加入する必要があるプランも存在するため、契約前に内容を確認してください。

2.導入する回線の種類を基準に決める

ビジネス固定電話の回線には「加入電話」と「IP電話」の2種類が存在します。それぞれの違いは以下をご覧ください。

加入電話とは

加入電話は、電話回線を利用する仕組みのことです。従来から広く普及している電話方式で、安定した通話が可能です。また、停電時でも繋がる安心感があります。

ただしNTTでは加入電話の一部サービスの新規販売を2024年8月で終了するなど、次に説明するIP電話への移行が進んでいます。これから固定電話を契約する際には、加入電話を選択しないケースが大半となるでしょう。

IP電話とは

IP（インターネットプロトコル）電話とは、インターネット回線を利用した電話サービスです。ADSL回線や光回線を用いて、音声データをデジタル信号に変換し、伝送します。
そのため、すでに光回線などでインターネット環境が整っている状態であれば、すぐに導入可能です。

IP電話は、基本料金や通話料金が加入電話と比べて低コストな場合が多い点がメリットです。例えばNTTの場合、加入電話の通話料は3分9.35円（税込）ですが、IP電話の場合は3分あたり8.8円（税込）です。

手続きやコスト面の負担が減るため、利用不可のエリアでない限りは、IP電話を検討するのがおすすめです。

3.求める機能に合わせて選択する

固定電話をビジネスで使用する場合、求める機能が入っているかで選択することも重要です。サービスによって、付帯している機能は大きく異なります。

例えば「NTTひかり電話」の場合、以下のような機能を利用することが可能です。（オプション含む）

• ナンバー・ディスプレイ：かけてきた相手の電話番号を電話機に表示する
• 転送電話：かかってきた電話を、あらかじめ指定した電話番号に転送する
• 迷惑電話おことわりサービス：迷惑電話に対して自動音声メッセージで着信拒否ができる
• ナンバー・リクエスト：番号非通知でかけてきた相手に対して、自動音声メッセージで対応する
• 着信お知らせメール：外出中の着信を、登録したパソコンや携帯電話に通知する
• グループダイヤリング：複数拠点間を事業所番号と内線番号で接続できる

例えば、外回りがメインの業種では「転送電話」や「着信お知らせメール」が有効ですし、営業所が複数ある場合は「グループダイヤリング」が便利です。

このように、業種や会社規模に応じて、自社が求める機能があるのかを確認するのがおすすめです。

ビジネス固定電話の導入手順

 

ビジネス固定電話は、導入の流れを理解しておくことでスムーズに準備が進みます。ここでは、導入までの手順を3つのステップに分けて紹介します。

• 利用する電話の種類を決める
• 電話機と主装置を準備
• 通信事業者やサービスの比較

1.利用する電話の種類を決める

まずは会社に導入する電話を、加入電話かIP電話のどちらにするか決めます。加入電話は停電時でも通話できる特徴があります。IP電話はインターネット環境があれば利用できる特徴があり、加入電話よりも基本料金が安く、導入しやすいです。

基本的にはIP電話のほうが導入がスムーズで、インターネット回線の開通も同時に依頼できるのでおすすめです。

2.電話機と主装置を準備

社内で利用する電話機と外線、内線を利用するための主装置を準備しましょう。電話応対の多さや従業員の数に応じて、必要な数は異なります。詳しくは本記事の「1.業務に適した電話台数と外線数で選定する」をご覧ください。

3.通信事業者やサービスの比較

ビジネス固定電話は、NTT東・西日本以外にさまざまな会社が提供しています。各通信事業者の基本料金や解約条件、サービスなどを比較検討するのがおすすめです。

また、経費削減のためにインターネット回線とのセット割引なども確認しておくのが良いでしょう。

なお、以下のボタンから「NTTひかり電話」へ申し込むと、工事料金が実質無料なうえ、工事の立会いも1時間程度で終わります。気になる方は、ぜひ詳細を確認してみてください。

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ビジネス固定電話の利用はひかり電話がおすすめ

ビジネス固定電話を導入するメリットは、ビジネス上の業務効率化や顧客満足度の向上を目指せることです。また、実在する企業という証明になり、社会的信用が高まります。

ビジネス固定電話を導入する場合には、失敗しないための選び方も重要です。業務に適した電話台数や外線数を検討するほか、それぞれの特徴から加入電話とIP電話のどちらにするかも決めておきましょう。

なお、IP電話を導入する際には、「NTTひかり電話」を申し込むのがおすすめです。以下のボタンから申し込むと、固定電話の開通工事料金が実質無料になり、インターネット回線との同時手配も可能です。

気になる方は、ぜひ詳細を確認してみてください。

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