そもそもビジネスフォンとは？ビジネスフォンの種類や導入について等徹底解説！

「ビジネスフォンを導入したいがどのような種類が存在しているんだろう・・・」
「ビジネスフォンを導入するにはどのような方法があるんだろう・・・」
このような疑問をお持ちの方はいらっしゃいませんか？

ビジネスにおいて、顧客との重要な連絡ツールである電話。
個人で事業をやっている方の場合、家庭用電話機のみで対応されている方もいますが、規模が大きくなればビジネスフォンは必要となってきます。

規模が大きくなるにつれて、家庭用電話機では思わぬ不便が生まれてきます。
ビジネスフォンには、家庭用電話機と比べてビジネスに役立つどのような機能が備わっているのでしょうか。

今回は、ビジネスフォンと一般的な電話機との違いやその種類、ビジネスフォンの導入に至るまで詳しく解説します。

ビジネスフォンとはどういった電話機なのか？

ビジネスフォンとは一体どういった電話機なのでしょうか。ここでは、一般的な電話機との違いや機能面について解説していきます。

ビジネスフォンと一般的な電話機との違い

ビジネスフォンとは、同じ番号で同時に複数の人が通話することができる電話機のことです。
一般的な電話機の場合、端末が複数あってもかかってきた電話に対応できるのは1つの端末だけです。
しかし、ビジネスフォンでは、同時に複数のところから電話がかかってきても、すでに電話対応している端末とは別の端末で電話対応が可能となります。

また一般的な電話機だと、複数の電話番号を使う場合それぞれに電話機が必要になりますが、ビジネスフォンは契約したそれぞれの電話番号を1つの電話機で受けることができます。
そして、ビジネスフォンは、外線と内線の2つの機能を有している電話機でもあります。
内線での通話は、それぞれの端末に振り分けた番号に発信することで、その端末との通話が可能になります。

一般的な電話機にも子機端末との内線電話が可能な電話機がありますが、一般的な電話機と違って、ビジネスフォンはほかの端末が外線電話をしていても、外線・内線電話ともに可能なことです。

ビジネスフォンの機能

ビジネスフォンには、一般的な電話機と同じ外線通話機能と内線通話機能のほかに、保留転送機能が備わっています。
保留転送機能とは、外線でかかってきた電話を、電話を受け取った端末とは違う端末に転送できる機能です。

最近の進化したクラウド型のビジネスフォンであれば、社内にかかってきた電話をインターネット環境を使って、社外に出ていた担当者が持つ携帯端末に転送することも可能となっています。

また、ビジネスフォンの中には通話録音機能に加え、会話の途中からでも初めにさかのぼって録音できる機能を備えているものもあります。
さらに、ビジネスフォンによってはFAXの誤送信を防ぐための防止機能を搭載しているものや、不正アクセスを防止する機能、不審者からの電話だと判断した場合には、端末に繋がない機能を搭載したビジネスフォンもあるようです。

企業がビジネスフォンの導入するメリットを紹介

次に、企業がビジネスフォンを導入するメリットについて解説していきます。

同時通話が可能となる

一般的な電話機は、誰かが電話を使っていると他の電話を取ることができませんが、ビジネスフォンであれば、契約した同時通話数分の通話が可能です。
例えば、1つの電話番号で3つの同時通話数契約をしていれば、同時に3つの異なる電話番号から電話がかかってきても、同時の電話対応ができます。

同時の電話対応ができるようになることで、先方からの電話に出られなかったという事態を防げます。

業務効率が向上できる

ビジネスフォンの転送機能を使えば、外部から担当部署外の問い合わせがあった場合に、その担当部署に転送することがきるので、業務効率を向上させる事ができます。

一般的な電話機だと、担当者が近くにいなければ呼び出す必要がありますが、ビジネスフォンは、担当者がいるところにもっとも近い端末に電話を転送することができます。
また、担当者もすぐに電話対応ができますし、先方を待たせなくて済みます。

コストを削減できる

企業がビジネスフォンを導入することで得られるメリットに、通信コストの削減があります。
家庭用電話機で使われる電話回線は、1つの回線で取得できる電話番号は1つです。
そのため、複数の電話番号が必要な場合は、電話機ごとに電話回線の契約が必要になるので、その回線契約ごとに電話料金が発生します。

しかし、ビジネスフォンで使う電話回線は、1つの回線で複数の電話番号の取得が可能です。
契約する電話番号分の契約料は必要ですが、複数の電話回線が必要ない分、通信コストが削減できます。

社内の通信コストも削減できる

ビジネスフォンには内線通話機能もあるため、その内線通話を使って、社内の遠く離れている相手と通話することができます。
この内線通話は通話料金が発生しませんので、ビジネスフォンを導入することで社内の通信コストの削減も可能となります。

また、ビジネスフォンの内線通話の活用で、社員同士のコミュニケーションもスムーズにできるというのもメリットです。

ビジネスフォンはどう導入するのか

ビジネスフォンを導入するためには、電話機の準備と回線工事の手配が必要になります。

ビジネスフォンの準備

ビジネスフォンには、主装置と端末の2つがあります。
主装置とは、複数の外線と内線を共有して制御できる交換機のことです。
主装置は、ユニットと呼ばれる基板を主装置の中に組み込むことで機能を利用できます。

ちなみに、このユニットには、利用できる外線数や内線数に上限があります。
そして、ユニットの種類によって接続できる端末の数や収容可能な電話回線数が決まってきます。

ビジネスフォンを導入する場合は、まず、どの主装置にするかを決める必要があります。
主装置は多くの場合S・M・Lの3つのサイズがあり、そのサイズによって必要となるコストが変わってきます。

ちなみに、端末（電話機）には、専用電話機・卓上電話機・コードレス電話機などの種類があります。

電話機の購入

ビジネスフォンの電話機を準備する手段には大きく、購入・リース・レンタルの3つの方法がありますが、主装置と端末を一括で購入するメリットは、長期的視点でみるとリースに比べて支払総額が小さくなることです。

ただし、ビジネスフォンは主装置と端末のどちらも高額なため、主装置と必要な数の端末を購入するとなると、導入のための初期費用はかなり高額になってしまいます。

また、購入したビジネスフォンは企業の資産となるので、減価償却や固定資産などの手間が増えることになってしまいます。
購入方法には、新品で購入する方法と中古で購入するという方法があります。
ビジネスフォンは高額のため、なるべくコストを抑えるために中古の需要も高くなっています。

しかし、中古で購入すると故障のリスクが高いだけでなく、保証期間が短くなってしまったり、同じ端末を揃えたりするのが難しくなってしまう点に注意しましょう。

リース

リースでビジネスフォンを準備すれば、初期費用をほとんどかけずに導入することができます。
メリットはほかに、全額経費としてリース料金の計上ができることや、減価償却や固定資産などの処理をする必要がないことがあります。

しかし、リース会社からビジネスフォンを長期で借りていますから、もちろん電話機の料金を毎月支払う必要があります。
その、毎月支払うリース料金の中には手数料が含まれるため、長期的に見ると購入するよりも支払総額が割高になってしまいます。

また、リース契約は原則中途解約ができないため、契約中にビジネスフォンの使用を止める場合は残額支払い、もしくは解約金が発生します。

レンタル

リースと混同されがちですが、ビジネスフォンをレンタルするという方法もあります。

リースと違い、レンタルであれば途中解約が可能になります。
しかしリースは、顧客が希望する電話機をリース会社が新規購入して貸し出してもらうこともできますが、レンタルだとレンタル会社がすでに保有している電話機しか借りることができません。

また、レンタルでは途中解約されるリスクがあることから、月々の料金はリース料よりも高く設定されているので、リースでビジネスフォンを導入するより、割高になってしまいます。
そうしたことから、レンタルで借りたビジネスフォンを長期的に使うのは、あまりおすすめできません。

回線の手配

ビジネスフォンの導入では、電話機を準備するとともに、回線工事の手配が必要になります。
その回線工事の手配前に決めておかなければならないのは、どの回線で使うかです。
ビジネスフォンに使える電話回線には、光回線、ISDN回線、アナログ回線、など多くの回線があります。

どの回線にするかで、1つの電話番号で同時通話できる人数の上限が違ってきますし、月々の回線使用料も違ってきます。
電話回線ごとにメリット・デメリットがありますから、利用目的に適した機能やサービスがあるのはどの回線なのかをよく調べて、使う回線を決めるようにしましょう。

もしビジネスフォンに使う回線が、これまで使っていた回線と同じであれば、新規で電話回線をオフィスに引き込む工事は必要ありませんが、新規で回線を引く場合は電話回線引き込み工事に費用がかかります。

またビジネスフォンは、一般的な電話機のようにケーブルを接続するだけで利用することはできないので、設置工事が必要になります。
この設置工事には、オフィス内の配線工事、主装置や電話端末の搬入設置工事、データ設定作業などがあり、それぞれに費用がかかります。

これらの電話回線工事や設置工事には、さらに作業を行うエンジニアの人件費も必要になり、設置する数が多いと作業を行うエンジニアの数も増えます。
大規模にビジネスフォンの導入をする場合は準備する電話機も多くなりますが、設置工事にかかる費用も増えてしまうので注意しましょう。

ビジネスフォン導入のデメリット

ビジネスフォン導入のデメリットとして考えられるのが、電話対応の操作に慣れるまで時間がかかるということです。

ビジネスフォンには様々な機能が備わっていますが、それをすぐに使いこなせる方は少ないでしょう。
内線への転送や、応答保留などが迷わずにできるようになるまでにミスが多発する可能性があります。
そのミスで、顧客からの電話を誤って切ってしまい、顧客に不愉快な思いをさせてしまったら本末転倒です。
そのためビジネスフォンの導入時には、取り扱い方法の研修を行うことをおすすめします。

また、ビジネスフォン導入時には電話帳登録や各端末に割り当てた内線番号が誰でも分かるようにしておくなど、細かな設定があるので担当者に負担がある点も、ビジネスフォン導入でのデメリットです。

クラウド型のビジネスフォンも存在する

何かとクラウド化が進んでいる世の中ですが、クラウド型のビジネスフォンも存在しています。
クラウド型なので、PBXを会社・拠点毎に置く必要がなく、スマホをビジネスフォン化することも可能になります。

クラウド型ビジネスフォンを利用するメリットは、外出先でも社内向けにかかってきた電話を受けることができたり、取次が可能になる点です。
また、発着信の分析などもできるので、これからの時代はクラウド型のビジネスフォンを採用する企業も増えていくことでしょう。
今まで、クラウド型のビジネスフォンの存在を知らなかった方も多いと思いますが、多くのメリットがありますので選択肢のひとつとして覚えておきましょう。

まとめ：そもそもビジネスフォンとは？ビジネスフォンの種類や導入について等徹底解説！

経費削減や業務効率化など、ビジネスフォンの導入は企業にとって様々なメリットがあります。
しかし、ビジネスフォン導入にはデメリットもあります。

ビジネスフォンの導入には電話機にかかる費用はもちろん、回線工事費用などで費用が高額になってしまいます。
メリットだけを見てビジネスフォンの導入を決めてしまうと、後々導入したことを後悔する可能性もあるので、ビジネスフォンの導入は慎重に決めましょう。

クラウド型のビジネスフォンも登場しているので、ビジネスフォン選びひとつで社内の連携がとりやすくなったりする点も覚えておきましょう。