FAXで見積依頼を送る際の例文・テンプレート！注意点やFAX以外で送付する方法も紹介

FAXで見積依頼を送りたいけど、どのような情報を記載して依頼すればよいかわからず困っていませんか？

FAXは迅速かつ簡便な方法として、見積依頼書を送る際に現在でも多くの企業で利用されています。しかし、正確に情報を伝えるためには、注意点や基本的なマナーを押さえておくことが重要です。

本記事では、FAXで見積依頼を送る際に役立つ具体的な例文や、テンプレートを紹介します。FAX送信の基本的な手順や注意すべきポイント、FAX以外の送付方法についても詳しく解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

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FAXで見積依頼を送る際の例文・テンプレート

FAXで見積依頼を送る際の例文とテンプレートを紹介します。

見積依頼は詳細を漏れなく記載し、相手先がすぐに対応しやすいように情報を整理することが重要です。

また、見積依頼を出す際には「締切日」を明記すると、相手に優先度を伝えられます。期限を示すことで、相手もスケジュールを組みやすくなるでしょう。

FAXで見積依頼を送る方法

FAXで見積依頼を送る際は、以下の手順で進めていきます。

• 見積依頼書を作成する
• FAX番号を確認して送信
• FAX送信後に電話連絡

FAXでは基本的なマナーを守ることが重要視されています。自信を持って送れるよう、順番に見ていきましょう。

見積依頼書を作成する

最初に、見積依頼書を作成します。書類には以下の内容を含めましょう。

• 会社名や担当者名
• 依頼する商品やサービスの名称
• 必要な数量
• 希望納期
• 問い合わせ先の情報

見積依頼書を送る際は、商品名、数量、納品場所、希望納期など、依頼内容を詳細かつ具体的に書くと、相手先は見積作成の手間を減らせます。

FAX番号を確認して送信

次に、送信先のFAX番号を確認します。送信先の番号が正しいかどうかをチェックし、誤送信を防ぐことが大切です。

誤送信を避けるためには、相手先の番号が最新か確認し、必要に応じて番号のダブルチェックを行いましょう。失礼のないように、相手企業のホームページや名刺で最新の情報を確認することが重要です。

また、送付状を添えると、書類の内容が相手に一目でわかりやすくなります。送付状には、件名、送信元と送信先の情報、送信枚数などを記載しましょう。

FAX送信後には、「送信完了通知」が表示される機器が多いため、通知が出るまで確認します。

FAX送信後に電話連絡

FAX送信後は、相手先に電話連絡を入れましょう。電話連絡をすることで、FAXが正しく届いているか確認できます。電話では、「FAXを送信した」ことと、「内容の確認をお願いしたい」ことを伝えます。

電話連絡の例文

「お世話になっております。本日、見積依頼書をFAXで送付させていただきました△△株式会社の□□です。FAXは無事に届いておりますでしょうか？また、内容についてご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」

フォローアップの連絡は、ビジネスマナーとして重要です。相手先の信頼感を得られ、取引がスムーズに進みます。

FAXで見積依頼書を送る際の注意点

FAXで見積依頼書を送る際の注意点は、以下の5つです。

• 見積依頼書と一緒に送付状を送る
• FAX番号が間違っていないか確認する
• 細かい文字や図は入れない
• 問い合わせ先を記載する
• 内容や条件を具体的に提示する

注意点を押さえておくと、送信トラブルや相手先の混乱を防げます。順番に見ていきましょう。

見積依頼書と一緒に送付状を送る

FAXで見積依頼書を送信する際には、送付状を添えましょう。送付状は、送信した書類がどのような内容で、誰から送られたものかを伝える役割を果たします。

送付状には以下の情報を記載すると良いでしょう。

• 件名
• 送信元の会社名と担当者名
• 送信先の会社名と担当者名
• 送信枚数

送付状を添えると、相手に対する配慮が伝わり、より良い印象を与えられます。また、送付状があると、送信ミスや受信時の紛失を防ぐ効果も期待できます。

FAX番号が間違っていないか確認する

FAXを送る際に最も注意すべき点のひとつは、送信先のFAX番号が正しいかどうか送信前に必ず再確認しましょう。誤送信は情報漏洩につながるリスクがあるため、特に注意が必要です。

• 名刺やメールに記載された番号を確認
• 必要に応じて、相手にFAX番号の最新情報を問い合わせ

間違いを防ぐためのダブルチェックを習慣化しましょう。

細かい文字や図は入れない

FAXは解像度が低いため、細かい文字や複雑な図は読みにくくなってしまいます。そのため、見積依頼書の内容は、以下のような工夫をしましょう。

• フォントサイズを大きめに設定：最低でも10pt以上にする
• 複雑な図面を省略：図面や詳細な仕様書はメールなどで別に送る
• シンプルなレイアウト： 余白を活用して詰め込みすぎない

相手先が書類を受け取った際に、文字や図が不明瞭で読めない場合、再送が必要になる可能性があります。時間と手間を省くためにも、FAXで送る資料は「簡潔かつ明瞭」に作成することがポイントです。

問い合わせ先を記載する

見積依頼書には必ず問い合わせ先を記載しましょう。受信者が書類の内容について質問したい場合、連絡が取れる情報がないと、やりとりが滞ってしまうためです。

具体的には、以下の内容を明記しましょう。

• 担当者名
• 担当部署
• 会社名
• 電話番号
• メールアドレス

問い合わせ先が明確に記載されていると、受信者がスムーズに連絡を取れるようになり、信頼感を与えられます。

内容や条件を具体的に提示する

見積依頼書には、具体的な内容や条件を記載しましょう。見積依頼書の内容が曖昧だと、相手先が対応しづらくなってしまいます。

見積依頼書では、特に以下のポイントを詳細に記載することが重要です。

• 商品名やサービス名
• 必要な数量
• 希望する納期
• 特別な条件（例：送料込み、指定納品場所など）

明確に記載することで、相手が正確な見積を作成しやすくなります。また、誤解を防ぐため、内容を簡潔にまとめることが重要です。

見積依頼書をFAX以外で送付する方法

見積依頼書をFAX以外で送付する方法として、以下の2つが挙げられます。

• 郵送
• メール

順番に見ていきましょう。

郵送

郵送は、見積依頼書を紙の形式で送付する方法で、公的な書類を送る際や、印鑑や署名が必要な場合に適しています。

信頼性が高く、確実に相手に届くメリットがある反面、郵送には時間がかかるため、急ぎのやり取りには不向きです。

郵送で送る場合には、宛名や住所を正確に記載しましょう。宛先が誤っていると書類が届かないため、事前に確認が必要です。また、重要な書類の場合は、追跡可能な書留郵便や宅配サービスを利用すると、配送状況を確認できます。

メール

メールは、ビジネスシーンで最も一般的な連絡手段で、見積依頼書を迅速に送付できます。電子データで送信するため、郵送やFAXに比べてコストを削減でき、時間の節約にもなることがメリットです。

特に、相手がデジタル環境に慣れている場合や、すぐに確認してもらいたい場合に適した手段といえます。

メールで送る際には、見積依頼書をPDF形式などのファイルに変換して添付するのが一般的です。メール本文には、送付の趣旨や依頼内容を簡潔に記載すると、相手がスムーズに対応できます。

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